Как грамотно зарегистрировать кассовую технику в налоговой инспекции и снять с учёта

Для применения кассовой техники, требуется ее обязательная регистрация в налоговой службе. Эта процедура полностью регламентирована, однако таит в себе множество нюансов.kasapp3

Применение контрольно-кассовой техники – одно из главных условий, необходимых для наличных расчетов при продаже товаров и оказании услуг. Однако, перед тем, как начать ей пользоваться, нужно выполнить ряд обязательных процедур. В настоящее время постановка и снятие с учета касс регулируется Административным регламентом по регистрации ККТ, утвержденным Минфином России (приказ от 10.03.2009г № 19н, далее – Регламент).

 Какую кассу зарегистрируют?

Обязанность использовать в предпринимательской деятельности ККТ установлена статьей 2 Федерального закона от 22.05.2003 г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт». Однако избежать использования ККТ могут: компании и предприниматели, оказывающие услуги физическим лицам, если при расчетах они выдают документ, оформленный на бланке строгой отчетности; и плательщики ЕНВД при условии, что по требованию покупателя они выдают документ, подтверждающий прием денежных средств за товар (работу, услугу).

Не все кассы, легально купленные, можно поставить на учет в налоговом органе. Модели, разрешенные к применению, содержатся в Государственном реестре ККТ (утвержден Приказом Роспрома России от 24.12.2007г № 587). Отметим, что в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 г. № 1 срок полезного использования ККТ установлен в пределах 5 — 7 лет. Если за это время аппарат исключат из реестра, то в дальнейшем компания не сможет им пользоваться.

Ничего лишнего

Есть установленный перечень документов, предоставляемых в налоговый орган. Однако на практике инспекторы запрашивают и другие бумаги, например, договора аренды или свидетельство на право собственности помещения.

Контроль за регистрацией и применением касс возложены на налоговые органы. Поэтому перед использованием, ККТ в обязательном порядке ставятся на учет в ИФНС. Для этого в территориальный орган по месту учета подается заявление, паспорт кассы а также договор о технической поддержке, заключенный пользователем с поставщиком или с центром технического обслуживания (далее — ЦТО). Форма заявления в ИФНС утверждена Приказом ФНС России от 09.04.2008г № ММ-3-2/152@.

Сразу отметим, что есть установленный перечень документов, предоставляемых в налоговый орган. Однако на практике инспекторы запрашивают и другие бумаги, например, договора аренды (субаренды) помещения, свидетельство на право собственности и т. п. Данные требования являются незаконными, однако если компания откажется предоставить дополнительные к основному перечню бумаги, контролеры могут проверить фактическое место нахождения кассы после ее регистрации. Несоответствие заявленного адреса установки ККТ и фактическому размещению влечет административную ответственность на основании ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ (Письмо УФНС РФ по г. Москве от 02.03.2011г № 17-26/019349@).

Документы о регистрации, которые компания предоставила в налоговый орган, в течение пяти рабочих дней со дня представления рассматриваются инспекторами. Если бумаги переданы проверяющим не в полном объеме срок начинает считаться с даты подачи дополнительных материалов (п. 18 Регламента).

Основания для отказа

Пункт 22 Регламента содержит исчерпывающий перечень случаев, когда налогоплательщику откажут в регистрации кассы. Причиной этого может стать неполный или неправильно оформленный пакет документов, которые компания отказывается исправлять. Также не ставятся на учет аппараты, исключенные из реестра или находящиеся в розыске. Поломка кассовой машины тоже станет причиной отрицательного ответа инспекторов. Кроме того оформить ККТ не удастся, если отсутствует договор с ЦТО. Есть ограничения для перерегистрации: если представлены чеки, контрольные ленты и фискальные отчеты, не соответствуют техническим требованиям к ККТ или отпечатанны в нефискальном режиме.

Отказ налоговики оформят в письменном виде и направят с уведомлением о вручении в течение 5 рабочих дней с даты представления заявления о регистрации вместе со всеми документами.

Приобрести кассовый аппарат или фискальный регистратор Вы можете у нас.

СНЯТИЕ ККМ С УЧЕТА В НАЛОГОВОЙ ИНСПЕКЦИИ

При переходе пользователя кассового аппарата из одной налоговой инспекции в другую происходит снятие ККМ с учета. При этом Карточка регистрации кассового аппарата остаётся в налоговом органе, где она была зарегистрирована, и в другую налоговую инспекцию не пересылается. Поэтому налоговые органы, как правило, требуют замену СНФП (ЭКЛЗ).

Контрольно-кассовая техника подлежит снятию с учета в налоговом органе в следующих случаях:

  • законодательно отменена обязанность применения контрольно-кассовой техники;
  • ККМ исключена из Государственного реестра контрольно-кассовой техники или истёк нормативный срок её амортизации.

Одно из изменений коснулось порядка снятия с учета в инспекции ККМ, исключённой из Госреестра, нормативный срок амортизации которой истёк. «Положение» от 23 июля 2007 года № 470 определило, что при истечении нормативного срока амортизации налоговые органы вправе самостоятельно снять ККТ с учёта, о чём они обязаны уведомить пользователя не позднее дня, следующего за днём истечения этого срока. То есть отныне налоговики не обязаны информировать организацию об истечении срока амортизации ККТ за 30 дней, как это было прежде, а должны уведомить об окончании срока уже после снятия с учёта аппарата.

Для снятие ККМ с учета в налоговой нужно подать в налоговую инспекцию заявление по форме КНД 1110021, паспорт ККТ и карточку регистрации. В течение 5 рабочих дней ИФНС сделает в паспорте отметку о снятии ККМ с учёта и вернёт его пользователю, карточка регистрации остаётся в ИФНС.  После истечения срока амортизации ККМ (нормативный срок амортизации ККТ устанавливается организацией самостоятельно, исходя из срока полезного использования от 5 до 7 лет, но с учётом того, что срок эксплуатации не может превышать 7 лет с даты выпуска) её не следует больше использовать, так как применение ККМ, не зарегистрированной в ИФНС, влечёт взыскание штрафа:

- с должностных лиц организации или предпринимателя – от 3000 до 4000 руб.;
— с организации – от 30 000 до 40 000 руб.

ККМ должна быть снята с учёта в ФНС в следующих случаях:

  • изменено место нахождения организации в случае перехода (перевода) из одной налоговой инспекции в другую;
  • произошла смена собственника (владельца) ККМ, например, при продаже кассового аппарата, передаче в аренду ККМ;
  • в иных случаях, когда ККМ выбывает из обращения в организации (у индивидуального предпринимателя).

При снятии ККМ с учета в обязательном порядке снимается полный фискальный отчёт за весь период деятельности организации. Снятые фискальные отчёты хранятся в деле организации.

При снятии с учета неисправной контрольно-кассовой техники (при условии заключения на данный момент договора на сервисное обслуживание) необходимо заключение о техническом состоянии ККТ центра технического обслуживания, подписанное руководителем ЦТО, в котором указываются причины неисправности. Пользователь совместно с ЦТО должен привести ККТ в рабочее состояние, чтобы установить содержимое накопителя фискальной памяти.

В случае аварии накопителя фискальной памяти и невозможности установления его содержимого данные о проведённых на контрольно-кассовой технике денежных расчётах и количестве сменных (суточных) отчётов определяются по предыдущим фискальным отчётам, контрольным лентам и журналам кассира-операциониста. В случае прочтения отдельных фрагментов содержимого накопителя фискальной памяти соответствующие данные прилагаются к документам, необходимым при снятии ККТ с регистрации.

В случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями, снятие ККМ с учета производится при наличии заявления владельца ККМ, справки, подтверждающей факт происшествия событий, а также заключения ЦТО о возможности дальнейшего использования ККТ.

В случае хищения ККМ владелец кассового аппарата должен сообщить об этом в органы МВД РФ. После получения документа по факту хищения владелец представляет в налоговый орган: заявление, справку об обращении в органы внутренних дел в связи с хищением, оригинал карточки регистрации ККМ, журнал кассира-операциониста.
Налоговый инспектор в карточке регистрации ККМ на поле «Отметка о снятии с учета» делает запись «хищение ККМ», указывает дату хищения. В журнале кассира-операциониста делается отметка «хищение ККМ», указывается дата хищения.
Если владелец кассового аппарата не представил в инспекцию эти документы и в справке органов МВД РФ они не указаны как похищенные, то инспекция вправе затребовать у организации (индивидуального предпринимателя) письменное объяснение непредставления этих документов.

Похищенные ККМ не снимаются с учёта в течение пяти лет. Датой хищения считается дата, указанная в справке, выданной органами МВД РФ при обращении организации (индивидуального предпринимателя) по факту хищения ККМ. После истечения пяти лет налоговая инспекция снимает с учёта похищенную контрольно-кассовую технику в одностороннем порядке и уведомляет об этом организацию (индивидуального предпринимателя) в течение 30 дней.

Если все документы собраны правильно, а показания фискальных отчетов совпадают с записями в журнале кассира-операциониста и нет очереди, то процесс снятия ККМ с учета займет у Вас несколько минут.

Необходимый перечень документов при регистрации кассового аппарата, снятии с учёта ККМ, перерегистрации кассового аппарата (внесение изменений в карточку регистрации ККМ) и замене журнала кассира-операциониста:

Мероприятия Документация
Регистрация кассового аппарата Заявление в установленной форме КНД 1110021
Свидетельство о постановке в ИФНС (о присвоении ИНН)
Свидетельство о государственной регистрации
Доверенность (для физических лиц – нотариально заверенная)
Журнал кассира-операциониста, прошнурованный, пронумерованный
Журнал учёта вызовов технических специалистов
Паспорт ККТ (формуляр)
Паспорт ЭКЛЗ
Паспорт версии
Дополнительный лист к паспорту версии
Договор на техническое обслуживание ККТ в ЦТО
Договор аренды (свидетельство на право собственности)
Снятие ККМ с учета Заявление в  в установленной форме КНД 1110021
Карточка регистрации ККТ
Журнал кассира-операциониста
Паспорт ККТ (формуляр)
Доверенность (для физических лиц – нотариально заверенная)
Отчёты фискальной памяти и ЭКЛЗ за период работы
Акт по форме КМ-2
Последний Z-отчёт
Перерегистрация кассового аппарата  (внесение изменений в карточку регистрации ККМ) Заявление в установленной форме КНД 1110021
Карточка регистрации ККТ
Доверенность (для физических лиц – нотариально заверенная)
Договор на техническое обслуживание ККТ
Договор аренды (свидетельство на право собственности)
Паспорт версии + ксерокопия
Копия последней отчётности (баланс, декларация)
Замена журнала кассира-операциониста Заявление в произвольной форме
Старый журнал кассира-операциониста
Новый журнал кассира-операциониста
ККТ (если журнал кассира-операциониста утерян)
Доверенность (для физических лиц – нотариально заверенная)
Последний Z-отчёт